En un análisis estadístico, normalmente se comienza considerando las características de la población sobre la cual se quieren hacer inferencias. De manera similar, cuando comienzas a escribir un informe sobre un análisis, generalmente comienzas considerando las características de la audiencia con la que deseas comunicarte.
Debes pensar en el quién, qué, por qué, dónde, cuándo y cómo de las personas clave que leerán tu informe.
¿Quién leerá tu informe?
La audiencia a menudo se define por el rol que desempeña el lector en relación con el informe:
- Tomadores de decisiones: Usarán el informe para actuar.
- Partes interesadas: Aprenderán nueva información.
- Revisores: Lo criticarán en base a lo que ya saben.
- Interesados generales: Buscan contexto o inspiración.
Algunos informes son leídos por una sola persona, pero la mayoría por muchas. Pueden existir niveles de participación: primarios, secundarios y terciarios.
Consejo clave:
No puedes complacer a todos. Concéntrate primero en las personas más importantes para recibir tu mensaje, y en segundo lugar en el grupo más amplio.
¿Qué saben tus lectores?
Una vez definido a quién te diriges, comprende sus características. La más importante para un redactor técnico es su nivel de comprensión del tema y de las técnicas estadísticas.
Puedes ajustar cómo presentas la información estadística. Aquí tienes un mapa de audiencias comunes:
| Tipo de lector | Características | Recomendaciones |
|---|---|---|
| Matefobias | Temen a los números, pero escuchan conceptos | Evita jerga, fórmulas y porcentajes. Usa “aproximadamente la mitad” en lugar de “48.7%”. |
| Pasantes | Entienden poco y tienen bajo interés | No te preocupes: no leerán más allá del resumen. Hazlo conciso y resalta el hallazgo clave. |
| Turistas | Entienden algo y están interesados | Sé amable. Usa jerga solo si la defines. Prefiere gráficos simples (barras, circulares). Redondea valores. |
| Perros calientes | Creen saber más de lo que saben | Usa jerga y fórmulas, pero explícalas claramente. Guíalos para evitar conclusiones erróneas. |
| Asociados | Otros analistas con jerga básica | Todo vale si lo explicas bien. |
| Colegas | Expertos en el tema y técnicas | Todo vale. Sé técnico, preciso y directo. |
Estas características te orientan sobre la extensión, tono y estilo del informe.
¿Por qué leerán tu informe?
Sé honesto:
¿Por qué alguien estaría interesado en leer tu informe?
Pregúntate:
- ¿Qué harán con tus hallazgos?
- ¿Se informarán? ¿Tomarán decisiones? ¿Actuarán?
- ¿Es algo crítico para ellos o solo un trámite?
El nivel de interés define cuánto esfuerzo debes invertir en hacerlo claro, atractivo y accionable.
¿Dónde se leerá tu informe?
Considera el alcance y contexto:
- ¿Es para un grupo interno (organización) o público general?
- ¿Va dirigido a la alta dirección (de arriba hacia abajo) o a equipos operativos (de abajo hacia arriba)?
- ¿Hay preocupaciones de seguridad o confidencialidad?
Esto afecta el lenguaje, el nivel de detalle y las medidas de protección (contraseñas, marcas de agua, etc.).
¿Cuándo lo necesitan?
El tiempo es un factor crítico:
- ¿Cuándo debe estar listo?
- ¿Quién lo revisará y cuánto tardará?
- ¿Los plazos son flexibles o inamovibles?
- ¿Tienes tiempo para:
- Pensar el mensaje?
- Hacer análisis adicionales?
- Editar y pulir?
Regla de oro (que todos rompemos, pero no deberíamos): Nunca envíes un borrador para revisión que no sea tu obra maestra completa y editada.
¿Cómo debe presentarse el informe?
Finalmente, piensa en cómo maximizar el impacto para tu audiencia. Aquí van cinco consideraciones clave:
1. Paquete
¿Cómo se entregará?
- Carta breve
- Informe completo
- Entrada de blog
- Artículo profesional
- Anexo en otro documento
2. Formato
- ¿Digital o impreso?
- ¿PDF, Word, web?
- ¿Editable o protegido?
- ¿Con contraseña?
3. Apariencia
- ¿Blanco y negro o a color?
- ¿Muchos gráficos o mucho texto?
- ¿Convencional o visualmente impactante?
- ¿Incluye mapas, desplegables, inserciones grandes?
4. Artículos especiales
- ¿Entregarás datos, scripts, código o resultados adicionales?
- ¿Crearás una presentación?
- ¿Se usarán tus gráficos en tribunales o eventos públicos?
5. Accesibilidad
- ¿Debes cumplir con la Sección 508 (EE.UU.) para accesibilidad?
- ¿Tus gráficos son legibles para personas con daltonismo?
- ¿Usas títulos claros, tablas bien etiquetadas, alt text en imágenes?
Conclusión:
No necesitas responder todas estas preguntas en detalle. Muchas solo requieren unos segundos de reflexión. Pero si analizas estas dimensiones —quién, qué, por qué, dónde, cuándo y cómo— tendrás una idea mucho más clara de para quién escribes
Y cómo debes escribirlo
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